“We can’t pay our bills”
“No podemos pagar nuestras cuentas”
“We can’t pay our bills”
Nonprofits struggle to get paid under city contracts; taskforce unveils new recommendations
By Gregg McQueen
María Lizardo is looking for a full night’s sleep.
But the Executive Director of the Northern Manhattan Improvement Corporation, (NMIC), can’t quite stop tossing and turning.
Although the city hands out billions of dollars in human service contracts each year, nonprofit organizations such as NMIC responsible for providing services often have trouble getting paid by the city in a timely manner.
Some nonprofits wait a year or more for the city to reimburse them for the work they do providing social services such as housing assistance, emergency food, afterschool programs, and employment help.
By Lizardo’s estimates, the city owes her organization more than $4.1 million on contracts from Fiscal Year 21 and 22.
“It’s a real burden to have to wait so long to be paid,” she said. “It’s no wonder I can’t get a full night’s sleep.”
Three years ago, NMIC – which provides legal, educational and career services to residents in Manhattan and the Bronx – faced eviction from its office because it was behind on rent.
“We were three months past due because of all the money we were still owed on city contracts,” Lizardo said.
It’s a plight far too familiar to many nonprofits throughout the city.
“The work I’m doing is being jeopardized because we can’t pay our bills,” said Gregory Morris, President and Executive Director of the Stanley M. Isaacs Neighborhood Center, which provides support services and emergency food to low-income families. “Do you think we can do the best work we’re able to, when our staff is worried about getting paid? The answer is no.”
Nonprofits cannot be paid on contracts until the Office of the City Comptroller officially registers a contract. While waiting for reimbursement, providers often struggle to pay their employees or cover their rent or utility bills.
“Until the contract is registered, you cannot get reimbursement for doing the work,” said Morris. “Months go by without getting paid, or longer. That means I have to draw money from other places to pay the bills to execute the contract.”
On February 14, City Comptroller Brad Lander and the Mayor’s Office jointly released a report containing recommendations for action steps to better manage and streamline the nonprofit contracting process.
At a media briefing at Henry Street Settlement on February 14 Lander was joined by a host of nonprofit representatives and officials from the Mayor’s Office to unveil the report.
“The city’s nonprofit human service providers are lifelines every single day for literally millions of New Yorkers,” Lander told attendees.
“There’s no way we can all do better when it takes a year to get paid for the work that you do,” he said.
Compiled by a taskforce consisting of nonprofit members and other stakeholders, the recommendations included: the establishment of a new Mayor’s Office of Nonprofits; the use of a public data dashboard to increase transparency to nonprofit providers; and improvement of the PASSPort digital procurement system used across city agencies.
The report also recommended the creation of timeframes for each stage of the procurement and contracting process.
Aside from a 30-day review period that is mandated for the Comptroller once contracts have been submitted for registration, city agencies involved in the procurement process are not currently held to any explicit timeframes for sending contracts or issuing payments.
“We need to make sure we have a clear timeline for payment,” Lizardo said. “Holding city agencies accountable is important.”
In 2021, 40 percent of the city’s goods and services were procured through human services contracts valued at more than $12 billion. However, more than three-quarters of the city’s contracts with nonprofit organizations arrived at the Comptroller’s office for registration after the contract start date.
“This system is in crisis,” remarked Lander, who said the recommendations would ensure nonprofits were paid in a timelier manner.
“I’m very grateful that the Comptroller has expressed this commitment to resolve long-standing contract issues that have affected the nonprofit sector for a long period of time,” Morris said of the recommendations. “Hopefully they can help change the course of how the sector is respected and appreciated. These are sensible approaches to the problem.”
The taskforce met three times between December 2021 and January 2022 to take stock of the current state of nonprofit contracting and identify opportunities for reform. In total, 12 focus groups were convened involving 35 organizations, including two health and human service agencies, three oversight agencies, three funder organizations, and 27 direct service providers.
“I was pleased to see that the Mayor and Comptroller’s Office were working on this jointly, because this is something the entities need to work on jointly. They brought other players to the table who are doing the work,” Lizardo said. “This joint task force is a very positive thing, but now the proof will be in the pudding.”
The nonprofit sector remains a substantial part of the city’s economy, employing over 500,000 people, a majority of whom are women and people of color, according to a survey by Nonprofit New York.
“These nonprofit workers are paid less than their private or public sector counterparts, raising important concerns of equity and fairness,” wrote taskforce members in the report issued by Lander.
The introduction of a Mayor’s Office for Nonprofits could help resolve contracting issues and reduce bottlenecks, Lizardo said.
“Adding the office would be an important move, but only if it has real power,” she said.
“We are confident that the renewed commitment of Mayor Adams and Comptroller Lander to advance these substantial reforms – and get nonprofits paid on time – will pave the way for a stronger future for our city and the work we all do together. We know that with a sense of shared accountability, greater transparency, and the right leadership and management structures we can implement the recommendations set forth in this action memo to solve these problems once and for all,” Taskforce co-chairs Amy Sananman and Annie Levers wrote in the report.
Morris said he was encouraged that the city seemed focused on improving payment practices for nonprofits, but stressed that the reforms must be brought to fruition.
“All these recommendations are a pathway. But are these recommendations going to turn into real actions, and will the city continue to commit to this over time?” he remarked. “The question becomes, how do they pay for it and where do they draw the resources from?”
Morris pointed out that the de Blasio administration promised nonprofits an additional $54 million in 2019 to fund indirect closets, but ended up slashing money from the program until restoring it last year.
“All of us in the nonprofit sector fought so hard for that money, and suddenly we were operating from a deficit,” said Morris. “So, we’ve been promised things by the city before that ended up being altered. Hopefully that won’t be the case now.”
“We have to be realistic – these issues won’t be fixed tomorrow. But hopefully this will get the ball rolling to create change,” Lizardo said. “It’s a great plan, but actions speak louder than words.”
“No podemos pagar nuestras cuentas”
Organizaciones sin fines de lucro luchan por cobrar los contratos municipales; fuerza de tarea presenta nuevas recomendaciones
Por Gregg McQueen
María Lizardo busca una noche completa de sueño.
Pero la directora ejecutiva de la Corporación de Mejoramiento del Norte de Manhattan (NMIC, por sus siglas en inglés) no puede dejar de dar vueltas en la cama.
Aunque la ciudad reparte miles de millones de dólares en contratos de servicios humanos cada año, las organizaciones sin fines de lucro como NMIC, encargadas de prestar servicios, suelen tener problemas para que la ciudad les pague a tiempo.
Algunas organizaciones sin fines de lucro esperan un año o más para que la ciudad les reembolse por el trabajo que realizan prestando servicios sociales como ayuda a la vivienda, alimentos de emergencia, programas extraescolares y ayuda al empleo.
Según las estimaciones de Lizardo, la ciudad debe a su organización más de 4.1 millones de dólares por contratos de los años fiscales 2021 y 2022.
“Es una verdadera carga tener que esperar tanto tiempo para cobrar”, dijo. “No es de extrañar que no pueda dormir una noche entera”.
Hace tres años, NMIC -que ofrece servicios legales, educativos y profesionales a los residentes de Manhattan y el Bronx- se enfrentó al desalojo de su oficina porque se había retrasado en el pago del alquiler.
“Llevábamos tres meses de retraso por todo el dinero que nos debían los contratos de la ciudad”, dijo Lizardo.
Es una situación demasiado familiar para muchas organizaciones sin fines de lucro de la ciudad.
“El trabajo que realizo se ve amenazado porque no podemos pagar nuestras cuentas”, afirma Gregory Morris, presidente y director general del Centro Vecinal Stanley M. Isaacs, que ofrece servicios de apoyo y alimentos de emergencia a familias con bajos ingresos. “¿Creen que podemos hacer el mejor trabajo que somos capaces de hacer, cuando nuestro personal está preocupado por cobrar? La respuesta es no”.
Las organizaciones no lucrativas no pueden cobrar los contratos hasta que la Oficina del contralor de la ciudad los registre oficialmente. Mientras esperan el reembolso, los proveedores suelen tener dificultades para pagar a sus empleados o cubrir sus facturas de alquiler o servicios públicos.
“Hasta que no se registra el contrato, no se puede obtener el reembolso por hacer el trabajo”, dijo Morris. “Pasan meses sin que cobremos, o más. Eso significa que tengo que sacar dinero de otros sitios para pagar las facturas para ejecutar el contrato”.
El 14 de febrero, el contralor de la ciudad, Brad Lander, y la oficina del alcalde, publicaron conjuntamente un informe con recomendaciones de medidas para gestionar y agilizar mejor el proceso de contratación de las organizaciones sin fines de lucro.
En una sesión informativa para los medios de comunicación celebrada el 14 de febrero en el asentamiento de la calle Henry, Lander se reunió con una serie de representantes de organizaciones sin fines de lucro y funcionarios de la Alcaldía para dar a conocer el informe.
“Las organizaciones sin fines de lucro que prestan servicios humanos en la ciudad son el sustento diario de millones de neoyorquinos”, dijo Lander a los asistentes.
“No hay manera de que todos podamos hacerlo mejor cuando tardan un año en cobrar por el trabajo que realizan”, dijo.
Elaborado por una fuerza de tarea formada por miembros de organizaciones sin fines de lucro y otras partes interesadas, las recomendaciones incluyeron: la creación de una nueva Oficina del alcalde para las organizaciones sin fines de lucro; el uso de un tablero de datos públicos para aumentar la transparencia de los proveedores sin fines de lucro; y la mejora del sistema de contratación digital PASSPort utilizado en todas las agencias de la ciudad.
El informe también recomienda la creación de plazos para cada etapa del proceso de adquisición y contratación.
Aparte de un periodo de revisión de 30 días obligado por el contralor una vez que se han presentado los contratos para su registro, los organismos municipales que participan en el proceso de contratación no tienen actualmente ningún plazo explícito para enviar los contratos o emitir los pagos.
“Debemos asegurarnos de contar con un calendario de pagos claro”, dijo Lizardo. “Hacer que las agencias de la ciudad rindan cuentas es importante”.
En 2021, el 40% de los bienes y servicios de la ciudad fueron adquiridos a través de contratos de servicios humanos por valor de más de 12,000 millones de dólares. Sin embargo, más de tres cuartas partes de los contratos de la ciudad con organizaciones sin fines de lucro llegaron a la oficina del contralor para su registro después de la fecha de inicio del contrato.
“Este sistema está en crisis”, señaló Lander, afirmando que las recomendaciones garantizarán que las organizaciones sin fines de lucro reciban sus pagos de forma más oportuna.
“Estoy muy agradecido de que el contralor haya expresado este compromiso para resolver problemas de contratos de larga duración que han afectado al sector de las organizaciones sin fines de lucro durante un largo periodo de tiempo”, dijo Morris sobre las recomendaciones. “Esperemos que puedan ayudar a cambiar el rumbo de la forma en que se respeta y valora al sector. Son enfoques sensatos del problema”.
La fuerza de tarea se reunió tres veces entre diciembre de 2021 y enero de 2022 para hacer un balance del estado actual de la contratación de organizaciones sin fines de lucro e identificar oportunidades de reforma. En total, se convocaron 12 grupos de discusión en los que participaron 35 organizaciones, incluidas dos agencias de salud y servicios humanos, tres agencias de supervisión, tres organizaciones financiadoras y 27 proveedores de servicios directos.
“Me complació ver que la alcaldía y la contraloría estaban trabajando en esto de manera conjunta, porque es algo que las entidades deben trabajar en conjunto. Trajeron a la mesa a otros actores que están haciendo el trabajo”, dijo Lizardo. “Esta fuerza de tarea conjunta es algo muy positivo, pero ahora la prueba estará en el pudín”.
El sector de las organizaciones sin fines de lucro sigue siendo una parte sustancial de la economía de la ciudad, ya que emplea a más de 500,000 personas, la mayoría de las cuales son mujeres y personas de color, según una encuesta realizada por Nonprofit New York.
“Estos trabajadores de organizaciones sin fines de lucro cobran menos que sus homólogos del sector privado o público, lo que plantea importantes problemas de equidad e imparcialidad”, escribieron los miembros de la fuerza de tarea en el informe publicado por Lander.
La creación de una oficina de la alcaldía para las organizaciones sin fines de lucro podría ayudar a resolver los problemas de contratación y a reducir los cuellos de botella, dijo Lizardo.
“La incorporación de la oficina sería un paso importante, pero sólo si tiene un poder real”, dijo.
“Confiamos en que el renovado compromiso del alcalde Adams y del contralor Lander para avanzar en estas reformas sustanciales -y lograr que las organizaciones sin fines de lucro cobren a tiempo- allanará el camino hacia un futuro más sólido para nuestra ciudad y el trabajo que todos hacemos juntos. Sabemos que, con un sentido de responsabilidad compartida, una mayor transparencia y las estructuras de liderazgo y gestión adecuadas, podemos aplicar las recomendaciones expuestas en este memorando de acción para resolver estos problemas de una vez por todas”, escribieron en el informe las copresidentas de la fuerza de tarea, Amy Sananman y Annie Levers.
Morris se mostró animado por el hecho de que la ciudad parezca enfocada en mejorar las prácticas de pago a las organizaciones sin fines de lucro, pero subrayó que las reformas deben llevarse a cabo.
“Todas estas recomendaciones son un camino. Pero, ¿se convertirán estas recomendaciones en acciones reales, y seguirá la ciudad comprometiéndose con esto a lo largo del tiempo?”, señaló. “La cuestión es cómo lo pagan y de dónde sacan los recursos”.
Morris señaló que la administración de De Blasio prometió a las organizaciones sin fines de lucro 54 millones de dólares adicionales en 2019 para financiar los indirectos, pero terminó recortando el dinero del programa hasta restaurarlo el año pasado.
“Todos los que estamos en el sector de organizaciones sin fines de lucro luchamos mucho por ese dinero, y de repente estábamos operando con un déficit”, dijo Morris. “Entonces, la ciudad nos ha prometido cosas antes que acabaron siendo alteradas. Esperemos que no sea el caso ahora”.
“Tenemos que ser realistas: estos problemas no se arreglarán mañana. Pero esperemos que esto ponga en marcha el cambio”, dijo Lizardo. “Es un gran plan, pero los hechos hablan más que las palabras”.
