Overhauling HASA
Reparando HASA
Story and photos by Gregg McQueen HASA needs to get its house in order. That was the message this past week from City Comptroller Scott Stringer and Human Resources Administration (HRA) Commissioner Steven Banks on the city’s HIV/AIDS Services Administration (HASA). In December, Mayor Bill de Blasio announced $23 million in funding to expand the city’s HASA housing to more than 7,000 additional clients. With HASA’s growth at hand, Stringer is seeking to ensure that the agency is first revamped, as a recent audit by his office has revealed a startling lack of oversight by HASA related to vendor management and recordkeeping. “What we found was a system that wasn’t being effectively managed from top to bottom, which created a very real opportunity for New Yorkers to be put at risk,” Stringer said. At a January 7 press conference, Stringer and Banks reviewed the audit’s findings and announced plans to overhaul how the city manages vendors providing a variety of housing services to HASA clients. Through the Comptroller’s audit, it was discovered that inspections of HASA’s permanent housing sites were performed infrequently, despite the agency’s stated goal to inspect two-thirds of all permanent housing sites annually. “Our auditors found no evidence that half of the programs were inspected within the required time frame,” explained Stringer. “Some hadn’t been inspected for up to six years,” he said. In one instance, HASA recorded that it completed inspections of 102 units for a vendor that only provided 75 units to the program. Stringer said that HASA also failed to review vendor data to ensure that expenses were appropriate, and neglected to monitor contracts closely, allowing vendors to skirt compliance. In another oversight, auditors found that HASA continued to make payments toward housing to 23 clients who were deceased, totaling more than $31,000. The audit, conducted between 2012 and 2014, also showed that HASA failed to adequately monitor client satisfaction. Though HASA clients receive a “bill of rights” during intake, the document did not provide details to clients on how to file a complaint. Banks, who took over HRA in spring 2014, said he long understood that HASA was fraught with problems. “I knew, having sued the agency for 30 years, that there was a need for reforms in many areas of the agency,” remarked Banks, who previously ran the Legal Aid Society. Stringer’s office has made a series of reform recommendations that HRA agreed to implement. These include: Stringer praised the work Banks has done since taking the reins at HRA. Banks acknowledged that results from reform measures “won’t happen overnight,” but expressed confidence that the changes would ultimately prove effective. “This is how government should work,” Banks said. “We have an oversight agency in the Comptroller’s office, and HRA working together to address these problems.” Historia y fotos por Gregg McQueen HASA necesita poner sus asuntos en orden. Ese fue el mensaje la semana pasada del contralor de la ciudad, Scott Stringer, y de Steven Banks, comisionado de la Administración de Recursos Humanos (HRA por sus siglas en inglés) sobre la Administración de Servicios de VIH/SIDA de la ciudad (HASA por sus siglas en inglés). En diciembre, el alcalde Bill de Blasio anunció $23 millones de dólares en financiamiento para expandir la vivienda de la ciudad de HASA a más de 7,000 clientes adicionales. Con el crecimiento de HASA a mano, Stringer está tratando de asegurar que la agencia sea, primero, renovada, ya que una reciente auditoría de su oficina reveló una sorprendente falta de supervisión por parte de HASA relacionada con la gestión de proveedores y el mantenimiento de registros. “Lo que encontramos fue un sistema que no se está manejando con eficacia y que creó una oportunidad muy real para poner en riesgo a los neoyorquinos”, dijo Stringer. En una conferencia de prensa el 7 de enero, Stringer y Banks revisaron los resultados de la auditoría y anunciaron planes para revisar cómo la ciudad maneja a los proveedores que ofrecen una variedad de servicios de vivienda a los clientes HASA. A través de la auditoría de la Contraloría se descubrió que las inspecciones de los sitios permanentes de vivienda de HASA se realizaron con poca frecuencia, a pesar del objetivo declarado de la agencia de inspeccionar dos tercios de todos los sitios permanentes de vivienda anualmente. “Nuestros auditores no encontraron ninguna evidencia de que la mitad de los programas fueran inspeccionados dentro del plazo requerido”, explicó Stringer. “Algunos no habían sido inspeccionados durante seis años”, señaló. En un caso, HASA registró que completó las inspecciones de 102 unidades para un proveedor que sólo proporciona 75 unidades al programa. Stringer, dijo que HASA tampoco revisó la información de los proveedores para asegurar que los gastos fuesen apropiados, y no supervisó adecuadamente los contratos, permitiendo a los proveedores evitar su cumplimiento. En otro descuido, los auditores encontraron que HASA continuó haciendo pagos para la vivienda de 23 clientes que habían fallecido, por un total de más de $31,000 dólares. La auditoría, realizada entre 2012 y 2014, también mostró que HASA no pudo monitorear adecuadamente la satisfacción del cliente. Aunque los clientes HASA reciben una “carta de derechos” durante su ingreso, el documento no proporciona detalles a los clientes sobre cómo presentar una queja. Banks, quien se hizo cargo de HRA en la primavera de 2014, dijo que siempre entendió que HASA estaba plagada de problemas. “Yo sabía, después de haber demandado a la agencia durante 30 años, que necesitaba reformas en muchas áreas”, señaló Banks, quien previamente dirigió la Sociedad de Ayuda Legal. La oficina de Stringer ha hecho una serie de recomendaciones de reformas que HRA acordó implementar, incluyen: Stringer elogió el trabajo que Banks ha hecho desde que tomó las riendas de la HRA. “Heredó una de las burocracias más grandes de la ciudad y ha puesto en marcha un programa de reformas”, comentó. Banks reconoció que los resultados de las medidas de reforma “no podrán verse de un día para otro”, pero expresó su confianza en que los cambios sean eficaces. “Así es como debería de funcionar el gobierno”, dijo Banks. “Tenemos una agencia de supervisión en la Contraloría y a la HRA trabajando de su mano para hacer frente a estos problemas”.Overhauling HASA
• Establishing that all HASA vendors are reviewed at least every two years;
• Adding more resources to ensure the completion of all unfinished audits;
• Moving HASA’s contract monitoring to the HRA’s Office of Program Accountability to provide better quality control;
• Developing a new HASA client bill of rights with a clear method for making complaints.
“He inherited one of the largest bureaucracies in the city and he has implemented a reform agenda,” Stringer commented.Reparando HASA
• Establecer que todos los proveedores HASA sean revisados al menos cada dos años;
• Añadir más recursos para garantizar el cumplimiento de todas las auditorías sin terminar;
• Mover el monitoreo de contratos de HASA a la Oficina del Programa de Rendición de Cuentas de HRA para proporcionar un mejor control de calidad;
• Desarrollar una nueva carta de derechos para los clientes de HASA con un método claro para presentar quejas.
